Het leeuwendeel van de FM-professionals heeft het optimaliseren van de eigen bedrijfsvoering en het reduceren van kosten als prioriteit. Dit blijkt ook uit het laatste onderzoek naar de Nederlandse markt van Facility Management.
Dit is op zichzelf niets nieuws, maar tegelijkertijd voeren we al jaren discussie hoe FM waarde toe kan voegen aan het primaire proces (van de opdrachtgever) en zo dichter bij de bestuurstafel kan komen.

De ISO 41001 is een Management System Standard (MSS) oftewel: een managementsysteemnorm

Ontwikkeling facilitaire normen tot nu toe

Ondertussen is een beter inzicht ontstaan in de facilitaire processen en bijbehorende bedrijfsvoering dankzij de ontwikkeling en toepassing van facilitaire normen, zoals de NEN 2748 en later de EN 15221-serie. De daaruit volgende optimalisatie van de bedrijfsvoering en daarmee samenhangende kostenreducties hebben helaas vooral de aandacht getrokken van financieel deskundigen.

De standaardisatie door facilitaire normering is er tot op heden nog onvoldoende in geslaagd om de positieve relatie te duiden tussen de facilitaire processen en het resultaat van het primaire proces.

Nieuws uit normenland: ISO 41000

Uit een korte rondvraag onder FM-professionals bleek dat nagenoeg niemand binnen ons vakgebied op de hoogte is van de huidige stand van zaken op het gebied van facilitaire normen.
Zo is veelal onbekend dat (als de planning gehaald wordt) dit jaar de eerste internationale facilitaire normen (op ISO-niveau) gepubliceerd gaan worden. Het betreft de ISO 41000-serie, en dan specifiek:

• ISO 41011: 2016, Facility Management: Terms and definitions, en
• ISO 41012: 2016, Facility Management: Guidance on strategic sourcing and the development of agreements.

Naar verwachting zal het daarna niet lang duren voordat de centrale Europese normcommissie CEN de normen EN 15221-1 en 15221-2 zal intrekken.
Ook de overige delen van de EN 15221 zijn inmiddels door CEN voorgelegd aan ISO/TC267 Facilities Management om deze op termijn op internationaal niveau over te nemen.
Naar verwachting zal ISO deze doorontwikkeling op zich gaan nemen, zodra het ontwikkelproces rond de ISO 41001 MSS is afgerond.

ISO 41001 Facility Management Systeemnorm

De ISO 41001 is een zogenaamde Management System Standard (MSS) of in goed Nederlands: een managementsysteemnorm. Naast een mooi woord voor scrabble en galgje is dit een bijzondere ontwikkeling in normenland: de ISO 41001 heeft onder andere als doel om de tekortkomingen van de EN 15221-serie op te lossen.
Nu was de term MSS mij onbekend en ik bleek niet de enige te zijn. Toch kennen we allemaal managementsysteemnormen zoals ISO 9001 voor kwaliteit, en ISO 14001 voor milieuzorgsystemen.

Wat is zo bijzonder aan deze nieuwe ISO-standaard?

ISO heeft recentelijk de High Level Structure (HLS) ingevoerd. De HLS voorziet in een hoofdstukindeling en basistekst die gelden voor alle ISO-managementsysteemnormen. Hiermee wordt het voor organisaties makkelijker om managementsystemen – zoals arbo, kwaliteit, milieu, en assetmanagement – te integreren.
Belangrijker nog: hiermee wordt een directe link gelegd tussen de doelstellingen in de MSS van de FM-organisatie en die van de opdrachtgever (primaire proces).
Deze norm is in zoverre extra bijzonder omdat hij zowel als uitgangspunt voor een (zelf)assessment kan dienen als een blauwdruk voor het organisatieontwerp. Omdat de norm vergezeld wordt van een zogenaamde ‘guidance for use’ is de norm eenvoudig toepasbaar voor alle facilitaire organisaties.

De ISO 41001 MSS maakt onderscheid tussen de vraagkant (opdrachtgever) en de FM-organisatie (aanbieder).

Geen onderscheid meer tussen insourced en outsourced FM

De ISO 41001 MSS maakt onderscheid tussen de vraagkant (demand- of opdrachtgeversorganisatie) en de FM-organisatie (aanbodzijde). Hierbij is het onderscheid verdwenen tussen inhouse, insourced, en outsourced FM. Alle FM-organisaties worden gezien als aanbieders van producten en diensten en vallen voortaan onder dezelfde spelregels, ook waar het toekomstige accreditatieprocessen betreft.
Dit is een belangrijke ontwikkeling die de vergelijking tussen FM-organisaties, met name in sourcingtrajecten, veel transparanter en eenvoudiger gaat maken.
Wellicht dat hiermee op termijn ook de terugkerende discussie binnen beroepsverenigingen over commerciële partijen gaat verdwijnen (in Noorwegen bijvoorbeeld kunnen commerciële FM-aanbieders geen lid worden van de beroepsvereniging).

De ISO/TC267 werkgroep die in juni jl. in Melbourne vergaderde.

Stand van zaken

Binnen de eerder genoemde ISO/TC267 Facilities Management is werkgroep 3 (WG3) belast met de ontwikkeling van de ISO 41001 MSS. Tijdens de laatste vergadering in Melbourne is voldoende vooruitgang geboekt om te komen tot een zogenaamde Committee Draft (CD). Dit concept ligt op dit moment ter stemming voor bij de internationale leden van WG3.
Als wordt ingestemd met deze conceptversie, wordt ISO41001 voorgelegd aan de nationale normalisatie-instituten. Binnen NEN is een normsubcommissie actief die vervolgens de concept-norm op zijn merites gaat beoordelen.

Tijdens de vergadering van WG3 in San Diego, in oktober 2016, worden de nationale commentaren verwerkt en moet dit resulteren in een Formal Draft International Standard (FDIS), waarop een nieuwe commentaarronde zal volgen.
Dit proces moet in 2017 zijn afgerond, waarna de nieuwe ISO-norm in 2018 wordt ingevoerd.

Vele handen maken licht werk

Het tempo ligt hoog en er moet heel veel gedaan worden in een relatief korte periode om te komen tot een volwaardige en bruikbare norm. Om er zorg voor te dragen dat de Nederlandse inbreng niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief voldoende is om het proces binnen WG3 goed te kunnen sturen, is uitbreiding van de normsubcommissie eigenlijk een vereiste. Vele (ervaren) handen maken immers licht werk en kunnen er zorg voor dragen dat de uitgebreide kennis en ervaring die in ons land beschikbaar is ook terugkomen in deze nieuwe norm.
Dat is belangrijk om niet opgescheept te worden met een internationaal erkende norm van een beduidend lager niveau dan wij gewend zijn.

Informatiebijeenkomst op 16-9 a.s.

Om meer bekendheid rond de ontwikkeling van de nieuwe ISO-normen te bewerkstelligen en – hopelijk – nieuwe leden voor de normsubcommissie te werven, organiseert NEN op 16 september a.s. in Delft een informatiebijeenkomst.
Voor meer informatie of aanmelden: jos.vannistelrooij@nen.nl of remco.perotti@nen.nl

Het zou mooi zijn als Nederland ook deze keer weer een leidende positie op zich gaat nemen in de ontwikkeling van ons mooie vakgebied. Ik hoop dan ook veel FM-collega’s in Delft te mogen ontmoeten. Tot de 16e!

Ian van der Pool MFM CFM

Deze blog verscheen op www.vanderpool.eu op 31 oktober 2016